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No artigo da semana passada aqui no blog da TMF, falamos sobre duas métricas ágeis que podem ajudar bastante a gestão do Trade: o lead time e o cycle time.

As duas se relacionam com o Kanban, um método de controle e gestão do fluxo de produção, que permite o acompanhamento de tarefas de forma visual, além de ser um grande instrumento de comunicação e compartilhamento de informações para a equipe.

É sobre esta técnica que quero falar hoje. 

O Kanban atualmente está presente em diversos programas – alguns até gratuitos – que podem ser usados para a gestão de qualquer projeto que envolve a participação de diferentes times.

Você, com certeza, já viu algum deles, com suas colunas compostas por elementos coloridos que podem mudar de um estágio para o outro na medida em que o trabalho vai sendo realizado. Vamos refletir como ele pode ajudar o Trade.

O que é o Kanban?

O Kanban foi criado na década de 1960, na fábrica da Toyota, no Japão, como forma de gerenciar o abastecimento e o controle dos estoques da montadora. Ele foi desenvolvido através do uso de cartões de sinalização para controlar os fluxos da produção.

Enquanto uma tarefa ainda não tinha começado, o cartão era de uma cor. Quando entrava em ação, o cartão mudava e quando era concluída também. Assim, rapidamente era possível saber o estágio de cada etapa apenas olhando os cartões coloridos e os funcionários também ficavam mais atentos ao processo, uma vez que precisavam manter os cartões atualizados de acordo com o desenvolvimento do trabalho.

O Kanban acabou se mostrando muito útil para organizar a produção por demanda, evitando o desperdício de tempo e também a produção desmedida de itens. O conceito de Just in time, no qual tudo deve ser produzido, transportado ou comprado na hora exata em que vai ser necessário utiliza o sistema japonês como premissa.

A indústria de softwares teve no Kanban uma grande inspiração. Nos anos 1990, o surgimento do Scrum – um framework de gerenciamento de projetos que reúne diversas técnicas e conceitos para propor e representar um fluxo de trabalho mais eficiente – tem o espírito do Kanban por trás, na medida em que se baseia em etapas que precisam ser completadas para que outras aconteçam.

Em resumo, desde que surgiu o Kanban mostrou uma maneira mais prática (e até mesmo lúdica) de gerenciar, por isso foi adotado pelo mercado e é um sucesso no mundo todo. Como já citei, existem programas para aplicá-lo, mas sua lógica é simples e até mesmo com um grupo de post-its coloridos é possível colocá-lo em prática.  

O Kanban na gestão do Trade  

Quem atua com Trade Marketing sabe da característica multidisciplinar do trabalho. O trade se relaciona com diversas áreas dentro da empresa e também com fornecedores e clientes e, por isso, é como um centro de inteligência que consegue visualizar dezenas de processos acontecendo ao mesmo tempo. Não é um gerenciamento fácil e por isso todo apoio disponível é bem-vindo.

O Kanban pode ser usado para organizar os processos como um todo, claro, partindo de uma divisão por departamentos.

Por exemplo, para que o Trade negocie a exposição de um produto no PDV e organize o trabalho da equipe de campo, antes foi preciso que o departamento de vendas fechasse um acordo com o varejista, certo? Antes disso, foi preciso que o produto estivesse pronto, em uma embalagem bonita e atraente e que o material de divulgação sobre ele fosse informativo e bom o suficiente para chamar atenção. 

Antes ainda o produto precisou ser pensado, elaborado, produzido, a matéria-prima foi negociada, comprada, armazenada para em dado momento ser usada na produção.

Ou seja, para que uma venda aconteça na ponta, existem vários processos sendo conduzidos por diversos departamentos em tempos diferentes que – em algum momento – se conectam.

Se um desses processos falha, toda cadeia é prejudicada. Isso aconteceu de modo generalizado na indústria nacional no ano passado por conta da pandemia de Covid-19, quando muitas empresas ficaram sem vender seus produtos por falta de embalagem porque o fornecedor não tinha matéria-prima.

É claro que estamos falando de um momento histórico extremo, mas não é raro, em empresas que não possuem uma gestão tão organizada, que falhas no processo aconteçam porque cada departamento está olhando apenas para si mesmo e não vendo o processo todo.

O Kanban permite desenhar todos esses processos de forma organizada para que sejam facilmente visíveis e tornem o acompanhamento mais fácil. Para isso é preciso relacionar todas as etapas do processo e coloca-las em ordem cronológica dentro de cada departamento para que datas de início e término de trabalho possam ser definidas.  

Em seguida é preciso sobrepor as etapas de todos os departamentos juntos para ter uma visão geral do processo. Pense que enquanto uma área está em um estágio, outra vai estar em outro e o “encaixe” entre elas precisa ser perfeito para que o fluxo funcione.

A complexidade do processo está no fato de que boa parte das tarefas é composta por subtarefas e todas têm um tempo para serem realizadas. O segredo para organizar a “visão” do processo é separar os projetos na hora de criá-los.

Imagine uma campanha sazonal. Com certeza ela é composta por diversas tarefas que acontecem de forma simultânea. Enquanto um time está negociando, outro está preparando o material de PDV e mesmo dentro dessa atividade podem existir mais de uma tarefa realizada por responsáveis distintos.

É necessário ver cada um desses passos, posicioná-lo no processo e – enquanto faz isso – identificar o que se repete, onde há um padrão e colocar um prazo para tudo usando as lógicas do lead time e do cycle time. É isso que vai permitir ter uma previsão dos prazos de entrega e também saber quanto tempo o processo todo vai durar.

Faça uma experiência. Pegue um único projeto e organize-o para começar e depois me conte como foi em um comentário aqui no blog ou nas redes sociais.

Pense nisso!

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Trabalhe com segurança!

Até a próxima semana!

About the author
Tarcísio Bannwart
Tarcísio Bannwart
Chief Executive Officer
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